Erik, som egentligen heter något annat, hade fått sin tjänstledighet från förbandet förlängd för att kunna fortsätta arbeta på Försvarshögskolan. Vid samma tid hade han slutit ett avtal med Försvarsmakten om att fortsätta jobba ytterligare ett par år, trots att han egentligen uppnått pensionsålder. I gengäld skulle arbetsgivaren avsätta 30 procent extra till hans tjänstepension. När Erik fick sin första lön enligt det nya avtalet reagerade han på att summan var betydligt större än förväntat. Han tänkte att det måste vara den extra tjänstepensionen som av misstag lagts på lönen istället för att betalas in till pensionsförvaltaren, men beslöt att avvakta för att se om felet skulle rätta till sig till månaden efter. När även nästa lön var oväntat stor kontaktade han förbandet. Det visade sig att hans chef glömt att anmäla att tjänstledigheten blivit förlängd och därmed fick Erik lön från både förbandet och Försvarshögskolan.
– Dessutom hade de betalat ut min tjänstepension som lön. Jag ringde till SPV (Statens tjänstepensionsverk, reds. anm.) men de hade inte fått in några pengar. Men istället för att stoppa utbetalningarna sa förbandet att de tänkte låta det flyta på fram till jul. De sa också att jag troligen skulle bli återbetalningsskyldig efter det. Varför de fortsatte betala ut pengar fast de visste att det var fel vet jag inte, men det gjorde de, säger Erik.
» Jag ville hitta en lösning, men på lönehandläggaren lät det som att det var jag som gjort fel. «
I januari kom sedan en faktura om återbetalning. När Erik såg summan fick han en smärre chock. Arbetsgivaren ville inte bara ha tillbaka de cirka 200.000 extra som betalats ut i pension och lön. De ville att Erik också skulle inkomma med de runt 100.000 kronor som Försvarsmakten betalat in i skatt och arbetsgivaravgifter till Skatteverket. Totalt cirka 300.000 kronor.
– De 100.000 som betalats in i skatt och arbetsgivaravgifter har ju inte jag fått, de har Försvarsmakten betalat in till Skatteverket. Ändå vill de att jag ska betala de pengarna. Det märkliga i den här situationen är att jag inte gjort något fel. Tvärt om var det jag som drog i handbromsen och kontaktade Försvarsmakten när jag upptäckte att det inte stämde. Det känns jäkligt surt.
Enligt Skatteverket har Försvarsmakten rätt att kräva Erik på hela beloppet, inklusive de 100.000 kronorna i skatt och arbetsgivaravgifter. Erik skulle sedan få tillbaka 100.000 i skatteåterbäring på deklarationen året efter. Hos Skatteverket finns en möjlighet att för de som hamnar i samma sits som Erik, få skatten utbetald i förtid genom så kallad förtidsåterbetalning. För det krävs en formell ansökan och att en handläggare beviljar den.
– Försvarsmakten har erbjudit mig jämkning på lönen, men det känns ju tråkigt att få lönen sänkt. Det fanns inte in min sinnevärld att Försvarsmakten skulle kunna göra bort sig på det här sättet och att jag sedan skulle behöva betala för det, säger Erik.
En annan som drabbats av felaktig löneutbetalning i Försvarsmakten är Per, som även han heter något annat. Per är officer i grunden, men har arbetat civilt i ett antal år för att sedan återvända till Försvarsmakten på en civil befattning. Det första månadsslutet efter återkomsten till Försvarsmakten tyckte han att summan på lönekontot var ganska hög. Men eftersom han inte visste exakt hur mycket han skulle få ut från Försvarsmakten, och att slutlönen från hans gamla arbetsgivare gick in på samma konto, tänkte han inte mer på det.
– När jag några veckor senare tittade på min lönespecifikation i Prio för att jämka om mina lån, upptäckte jag att det blivit fel. Försvarsmakten hade angett ett för tidigt anställningsdatum vilket gjorde att jag fick lön för fler dagar än jag borde fått, säger Per.
» Jag ville hitta en lösning, men på lönehandläggaren lät det som att det var jag som gjort fel. «
Han berättar att han omgående kontaktade sin chef och Försvarsmaktens HR-centrum och förklarade vad som hade hänt.
– Jag ville hitta en lösning, men på lönehandläggaren lät det som att det var jag som gjort fel. Han sa att pengarna skulle kvittas på min lön de kommande två månaderna. Jag blev rätt irriterad över bemötandet. Dessutom har jag själv jobbat som chef på en statlig myndighet och vet att man inte kan använda kvittningsregeln hur som helst. Det finns tydliga regler för det. När jag påpekade det fick jag höra att om jag inte godkände kvittning skulle ärendet gå vidare till Kronofogden.
Strax därefter kom ett återbetalningskrav från Försvarsmakten på runt 10.000 kronor. Per bestred kravet och har efter det inte hört något mer i ärendet. Han säger att han inte skulle ha några problem att betala tillbaka pengarna, men att han ogillar arbetsgivarens bemötande och vill att ärendet ska hanteras korrekt.
– Jag har en eftertraktad kompetens och skulle kunna få jobb i det civila i morgon, så för min del är det här inte något problem. Men jag tänker på de yngre officerarna ute på förbanden som kan drabbas. För dem kan det nog kännas ganska kymigt när arbetsgivaren börjar hota med Kronofogden och det finns nog ett jättestort mörkertal av anställda som bara tiger och betalar, säger Per och fortsätter:
– Jag gillar heller inte att arbetsgivaren försöker lägga skulden på mig. De använder ett tonläge som är väldigt oskönt och försöker skrämma folk. Hade jag inte ringt HRC skulle det här misstaget sannolikt aldrig ha upptäckts.
Mikael Kenttälä
Medan Per fortfarande väntar på svar från Försvarsmakten driver arbetsgivaren Eriks fall som ett tvisteärende. I skrivande stund är utgången oviss, men enligt Officersförbundets ombudsman Mikael Kenttälä är den här typen av ärenden inget ovanligt.
– Vi brukar ha ett 30-tal ärenden om året. Beloppen varierar, från några hundra kronor till ett par hundra tusen, säger han.
Mikael Kenttälä berättar att problemen med felaktiga löneutbetalningar började när lönehanteringen fördes in i systemet Prio för ett tiotal år sedan. Felen kan uppstå i samband med sådant som sjukskrivningar, övningsdygn, semesterersättningar, tjänstledigheter, studier med mera.
– Efter förändringar i skattelagstiftningen har Försvarsmakten blivit mycket hårdare med att driva in skulder. I dag ska varenda krona drivas in och vi har ett antal tvisteärenden på grund av felaktiga löneutbetalningar varje år. Utgången varierar men rör det sig om större belopp landar det ofta i en avbetalningsplan, säger Mikael Kenttälä.
» Det är väldigt viktigt att man som chef tar sig tid och säkerställer att de uppgifter som rapporteras är korrekta innan man attesterar. «
Den lön som arbetsgivaren betalar ut i slutet av månaden är preliminär. Det betyder att sådant som sjukskrivning eller vabb-dagar sent i månaden kan komma att regleras på nästkommande lön. Arbetsgivaren kan korrigera löneutbetalningar upp till tre månader efter att felet begåtts. Om misstaget upptäcks senare kan arbetsgivaren inte per automatik återkräva beloppet. Det finns en möjlighet att använda sig av kvittningsregeln, men det förutsätter att den drabbade själv godkänner en kvittning på lönen.
– Ibland kan god tro-begreppet träda i kraft, alltså att arbetstagaren inte förstått att något var fel och redan använt pengarna. Oftast är det lättare att hävda god tro om det rör sig om mindre summor. Som anställd i Försvarsmakten kan lönen variera ganska mycket från månad till månad beroende på hur man tjänstgjort och det kan vara svårt att veta exakt hur mycket man ska få ut, säger Mikael Kenttälä.
Peter Löfvendahl
Enligt Peter Löfvendahl, förbundssekreterare vid Officersförbundet, uppstår lönefelen oftast ute på förbanden. I majoriteten av fallen är det löneattesterande chef som rapporterat in fel uppgifter i Prio eller inte gjort det i rätt tid.
– Att cheferna inte alltid gör tillräckligt noggranna kontroller kan bero på en kombination av en stressig arbetssituation och bristande kunskap. Men det är väldigt viktigt att man som chef tar sig tid och säkerställer att de uppgifter som rapporteras är korrekta innan man attesterar, säger Peter Löfvendahl.
Han påpekar att man som enskild arbetstagare också är skyldig att kontrollera lönespecifikationen varje månad för att förvissa sig om att arbetsgivaren gjort rätt. Men eftersom lönespecifikationer inte längre skickas hem till anställda i Försvarsmakten krävs tillgång till system Prio för att komma åt uppgifterna.
– Det kan förstås innebära en del problem för den som exempelvis är föräldraledig eller tjänstledig och som måste ta sig in till förbandet för att kontrollera lönespecifikationen. Men är man tjänstledig och ändå får lön från Försvarsmakten borde man reagera på att något inte stämmer, säger Peter Löfvendahl.
Det pågår ett arbete mellan de fackliga organisationerna och Försvarsmakten för att hitta rutiner för hanteringen av återbetalningskrav, inte minst i de fall som även inkluderar större summor i skatt och arbetsgivaravgifter.
– Försvarsmakten har blivit mer förstående men vi har ännu inte kommit fram till någon lösning, säger Peter Löfvendahl.
HRC: »medarbetaren får alltid hjälp med avbetalningsplan«
Vid Försvarsmaktens HR-centrum, HRC, finns en skuldgrupp som arbetar med felaktiga löneutbetalningar. Martina Wejdrup, enhetschef på administrativa enheten, vill inte delta i en intervju utan endast ge skriftliga svar på Officerstidningens frågor.
Hur vanligt är det att felaktiga löneutbetalningar genomförs?
”Antalet löner som betalas ut per månad kan skilja mellan cirka 31.000 till över 40.000. Av dessa är 0,3-0,4 procent felaktiga (cirka ett 100-tal i månaden, reds. anm.). Vi har de senaste fyra åren legat på en ganska jämn nivå av antal skulder. Det ökade lite under pandemiåret 2020 men nu ser det ut som vi är åter på tidigare nivå och i bästa fall lite under.”
Vilken är den vanligaste typen av felaktiga löneutbetalningar?
”En skuld kan uppkomma av olika anledningar, den vanligaste skulden hos oss uppstår i regel i samband med en avgång eller en tjänstledighet. Det beror på att tjänstledighet eller avgång inte är inregistrerat i systemet vid brytdatum för löneperioden. Exempel: När en övning blir inställd och det inte hinns med att ta bort registreringen från systemet. Eller när en person som skulle ha arbetat inte gör det av olika anledningar.”
Var i kedjan uppstår felen?
”Den i särklass största felkällan är att den som har att hantera individen i Prio (regelmässigt den närmaste chefen) inte har vidtagit rätt åtgärder i rätt tid.”
Görs det något för att minska antalet fel?
”Det görs ständigt ett arbete för att minimera risken för en eventuell skuld för våra kollegor. En skuld vet vi påverkar individen dubbelt eftersom det sedan några år är bruttobeloppet du får betala tillbaka, enligt Skatteverkets regler. För att underlätta för cheferna, går en lista ut varje månad där det påminns om vem/vilka som är på väg tillbaka från tjänstledighet. Vi har även ändrat hanteringen av våra sjukärenden, för att minska risken för sjukskrivna kollegor att få en lön utbetald istället för sjukpenningtillägg. Skulle det visa sig att individen ändå arbetat är det bättre att vi betalar lön direkt när det upptäcks.”
Vad har HR-centrum för rutin när det gäller bemötandet av dem som ringer och anmäler felaktiga löner till er? Vilket besked ger ni dem?
”Vi försöker förklara vad som har gått fel, i de fall vi vet det. Annars försöker vi hänvisa till rätt person i kedjan.”
Vi har pratat med anställda i Försvarsmakten som berättar att de känt sig anklagade när de ringt till HRC för att påtala fel i löneutbetalningar begångna av arbetsgivaren. Hur ser du som chef på det?
”Vi vill bemöta alla med respekt och förståelse. Vi har en strävan att förklara så att individen förstår varför den fått en skuld. Det känns inte alls bra om det är så att någon upplevt att man känt sig anklagad. Då hoppas jag att vi får återkoppling så vi kan arbeta med frågan.”
Hur arbetar skuldgruppen med dessa ärenden? Vilka rutiner har ni?
”Skuldgruppen arbetar ständigt med förbättringar. Försvarsmakten arbetar med att se över om vissa administrativa arbetsuppgifter kan tas över av annan person än närmaste chef och om formulär kan bli mer automatiserade. Försvarsmakten arbetar också med kommunikation till chefer inför helger och semestrar.”
Vad händer om en anställd inte kan betala tillbaka, exempelvis för att pengarna redan har spenderats?
”Medarbetaren får alltid hjälp med en avbetalningsplan som ska vara rimlig. Inom en myndighet som Försvarsmakten finns det inget lagstöd att exempelvis efterskänka pengar.”
